Het stakeholderdossier is een cruciaal onderdeel van een project, aangezien het inzicht biedt in de belangen, behoeften en zorgen van de betrokken stakeholders. De opbouw van zo’n dossier wordt vaak nog handmatig gedaan, terwijl je door dit te automatiseren veel tijd en kosten kunt besparen en je consistentie en nauwkeurigheid beter kunt waarborgen. In dit artikel leggen we uit wat de voordelen zijn van het automatisch opbouwen van je stakeholderdossier en hoe dit gedaan kan worden.
Het handmatig opbouwen van een stakeholderdossier
Als omgevingsmanager ben je verantwoordelijk voor het opbouwen van een stakeholderdossier. Zo’n dossier bevat belangrijke informatie over de belangen en behoeften van de verschillende stakeholders in je project.
Er zijn verschillende manieren om een stakeholderdossier op te bouwen. Zo kan je een handmatige analyse uitvoeren, wat bestaat uit bureau- en veldwerk. Bij het bureauwerk kan je GIS (geografische informatiesystemen) gebruiken om in kaart te krijgen wie en wat zich bevindt in je omgeving. Veldwerk wordt gedaan door het projectgebied te bezoeken en zo met eigen ogen de locatie in beeld te brengen.
Ook kan het zo zijn dat er vanuit de opdrachtgever al een (gedeeltelijk) stakeholderdossier beschikbaar is, bijvoorbeeld in Relatics of excel.
Wat hebben deze manieren om een stakeholderdossier op te bouwen gemeen?
Ze zijn foutgevoelig, aangezien je niet met 100% zekerheid weet of ze compleet zijn.
Ze worden handmatig opgesteld.
Automatisch in plaats van handmatig
Doordat je zelf het internet doorspit of namen onthoudt tijdens gesprekken, kan het zo zijn dat er fouten in je stakeholderdossier ontstaan of je stakeholders overslaat. Deze twee punten kan je voorkomen door je stakeholderdossier automatisch op te bouwen. Hierbij voer je een analyse uit in je projectgebied, waardoor alle belangrijke stakeholders direct in kaart worden gebracht. Deze stakeholders kan je vervolgens in een digitaal stakeholderdossier opslaan, zoals in onze software Clearly.Projects.
Voor het automatisch opbouwen van je stakeholderdossier hebben we een stappenplan ontwikkeld, die we hieronder verder per stap toelichten.
Stap 1 – scope bepaling
In Stap 1 stellen we de locatie en benodigde radius voor het ophalen van de stakeholders vast. We beginnen bij de projectlocatie. Dit kan een gebied op de kaart zijn zoals de plangrens, een tracé of bijvoorbeeld meerdere punten, afhankelijk van het soort project. Daarna bepalen we de range waarin we stakeholders gaan verzamelen. Zo kunnen we alleen stakeholders verzamelen die aan het projectgebied grenzen, maar we kunnen ook alle stakeholders selecteren die binnen een range van 100 meter gevestigd zijn.
Stap 2 - Datacollectie
In de volgende stap, Stap 2, bepalen we de bronnen waar we de informatie gaan opvragen en halen we de stakeholderinformatie op. Zo kunnen we bij het Kadaster data ophalen over perceeleigenaren en kabels- en leidingeigenaren. Ook kunnen we bij OpenStreetMap data ophalen over points of interest (POIs) in de buurt van het project. Denk aan overheden, hulpdiensten, ondernemers, scholen, etc.
Mocht het zo zijn dat er al een stakeholderdossier beschikbaar is, dan voegen we de informatie uit het dossier in deze stap samen met de gevonden informatie. Zo zorgen we ervoor dat het al bestaande stakeholderdossier aangevuld wordt
Stap 3 – Data conversie
In de laatste stap converteren we de diverse informatie naar een kaartlaag. Vervolgens zetten we de gevonden stakeholders en point of interests (POI’s) om naar items in je digitale stakeholderdossier in Clearly.Projects.
Bestaand dossier geautomatiseerd aanvullen
Om een al bestaand stakeholderdossier samen te voegen met een digitaal stakeholderdossier, moet je dossier aan een belangrijke voorwaarde voldoen. Je dossier moet namelijk gestructureerd zijn opgebouwd. Dat kan bijvoorbeeld in Excel. Dit maakt het mogelijk om velden te matchen. Daarom is het handig om vaste kolommen te gebruiken in je stakeholderdossier. Hiervoor hebben wij een standaard template beschikbaar. Deze is te verkrijgen door contact met ons op te nemen.
Bestaand dossier geautomatiseerd aanvullen
Om een al bestaand stakeholderdossier samen te voegen met een digitaal stakeholderdossier, moet je dossier aan een belangrijke voorwaarde voldoen. Je dossier moet namelijk gestructureerd zijn opgebouwd. Dat kan bijvoorbeeld in Excel. Dit maakt het mogelijk om velden te matchen. Daarom is het handig om vaste kolommen te gebruiken in je stakeholderdossier. Hiervoor hebben wij een standaard template beschikbaar. Deze is te verkrijgen door contact met ons op te nemen.
Meer weten?
Hopelijk helpen de tips in dit artikel je op weg om ook de opbouw van je eigen stakeholderdossier te automatiseren. Mochten we hierbij kunnen helpen, neem dan vooral contact op met Dennis Wieringa.